สำหรับการทำ Archive mail ของ Outlook มีมาตั้งแต่ Outlook 2007 / 2013 แต่ใน Microsoft Outlook 2016 เปลี่ยนเมนูเล็กน้อย แต่ก็สามารถทำการ archive mail ได้อยู่ดี ซึ่งหลักการทำ archive mail นั้นเป็นการดึงอีเมล์ในการจัดเก็บออกมาเป็นอีกไฟล์ตามที่เราตั้งเงื่อนไขเอาไว้ โดยจะเป็นการลดการโตของไฟล์ .pst หลักในการเก็บไฟล์ของอีเมลล์ แถมยังเป็นการสำรองข้อมูลของไฟล์ email เก่าๆได้อีกด้วย โดยส่วนตัวผมก็แนะนำให้ทำปีละครั้ง หรือ 2 ครั้งต่อปีครับ
การทำ Archive Mail สำหรับ Outlook 2016
1. ทำการเปิด Microsoft Outlook 2016 ขึ้นมา > กดไปที่ File
2. กด Info > เลือก Tools > เลือก Cleanup old items
3. เลือกที่ Root อีเมลล์ของเราเลย
Archive items older than : ให้เราเลือกวันที่จะ archive คือต่ำกว่าวันที่เราเลือกจะ archive ทั้งหมด
Archive file : ให้เราเลือกไฟล์ที่เก็บของข้อมูล เอาไว้ drive D / E ที่ไม่ใช่ C นะ
จากนั้นกด OK ก็เป็นอันเสร็จสิ้นการทำ archive mail เรียบร้อยแล้วครับ ง่ายไหมครับกับการทำ archive mail
จากนั้นเราจะเห็นแทบ Archives ของอีเมลล์ของเราตามที่เราได้ทำการตั้งเงื่อนไขของวันเอาไว้ นั่นเอง
